Über das Projekt

Unternehmen, insbesondere in Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften und die Datensicherheit von entscheidender Bedeutung sind, stehen bei der Verwaltung und Nachverfolgung vertraglicher Vereinbarungen ständig vor Herausforderungen. Wir erkannten dieses weit verbreitete Problem bei Kunden, die mit einer wachsenden Anzahl von Verträgen jonglieren und gleichzeitig die Einhaltung von Industriestandards wie TISAX sicherstellen mussten, die strenge Anforderungen an die Datensicherheit und die operative Transparenz stellen. Das Projekt zielte darauf ab, diese Herausforderungen durch die Entwicklung einer zentralen Plattform, dem Contract Manager, zu bewältigen, die den gesamten Lebenszyklus der Vertragsverwaltung abdeckt. Diese Plattform vereinfacht den Prozess, indem sie vordefinierte Vorlagen für die schnelle Erstellung von Verträgen, integrierte digitale Signaturen für die Einhaltung von Gesetzen und die Nachverfolgung von Verträgen in Echtzeit bietet. Durch die Zentralisierung der Vertragsverwaltung gewährleistet das Tool einen vollständigen Einblick in aktive Verträge und die Einhaltung von Compliance-Standards. Die Lösung wurde für Unternehmen entwickelt, die eine Vielzahl von Verträgen in verschiedenen Rechtsordnungen und Branchen verwalten, insbesondere in Branchen wie der Automobilindustrie, dem Finanzwesen und der Fertigung. In diesen Sektoren geht es bei der Vertragsverwaltung um wichtige Vereinbarungen, die mit internen Richtlinien und externen Vorschriften übereinstimmen müssen. Deshalb wurden Echtzeit-Updates und einfache Prüfungen zu Schlüsselfunktionen des Contract Manager. Durch die Integration dieser Funktionen in ein rationalisiertes System hat Ascendro sichergestellt, dass die Kunden ihre Verträge effizienter verwalten und die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften verringern können.

Herausforderungen

Bei der Entwicklung des Contract Manager-Tools standen wir vor mehreren technischen und logistischen Herausforderungen, die innovative Lösungen erforderten:

Anpassbarkeit und Flexibilität: Die Entwicklung eines Tools, das sowohl standardisierte Vertragsvorlagen als auch individuelle Vereinbarungen unterstützt, war eine der größten Herausforderungen. Viele Unternehmen benötigen Flexibilität, um einzigartige Verträge zu bearbeiten, und gleichzeitig vordefinierte Formate, um Konsistenz zu gewährleisten. Um diese beiden Anforderungen unter einen Hut zu bringen, musste ein dynamisches und dennoch benutzerfreundliches Vorlagensystem entwickelt werden, das sich leicht an verschiedene Vertragstypen anpassen lässt.
Integration der Compliance: Die Sicherstellung, dass das Tool nicht nur die Verträge verfolgt, sondern auch die strengen TISAX-Compliance-Standards erfüllt, war komplex. Wir mussten robuste Nachverfolgungs- und Warnmechanismen für das Auslaufen von Verträgen, Verlängerungen und die Einhaltung von Fristen integrieren. Das bedeutete, dass wir ein ausgeklügeltes Warnsystem entwickeln und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit erhalten mussten.
Sicherheit und digitale Signaturen: Eine weitere Herausforderung war die Implementierung sicherer, digitaler Unterschriftenfunktionen. Das System musste eine nahtlose Integration von Arbeitsabläufen mit digitalen Signaturen bieten und gleichzeitig ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleisten, insbesondere bei der Bearbeitung sensibler Vereinbarungen wie NDAs oder hochwertiger Verträge.
Überwachung und Benachrichtigungen in Echtzeit: Um die Verfolgung und Transparenz aller aktiven Verträge in Echtzeit zu gewährleisten, musste ein System eingerichtet werden, das den Vertragsstatus ständig überwacht und Benachrichtigungen versendet, ohne die Benutzer mit unnötigen Warnungen zu überlasten. Um dies zu erreichen, musste ein intelligentes, anpassbares Benachrichtigungssystem entwickelt werden, das die wichtigsten Beteiligten auf dem Laufenden hält und gleichzeitig die Ablenkung minimiert.

Lösung

Contract Manager wurde entwickelt, um diese Herausforderungen zu lösen und gleichzeitig ein intuitives und leistungsstarkes Tool für Unternehmen zu bieten. Die Lösung umfasst mehrere wesentliche Funktionen:

Vordefinierte Vorlagen und benutzerdefinierte Verträge: Wir haben dem Bedürfnis nach Flexibilität Rechnung getragen, indem wir sowohl standardisierte Vertragsvorlagen als auch die Möglichkeit zum Hochladen benutzerdefinierter Verträge anbieten. Mit dieser Lösung können Unternehmen schnell Verträge mit vordefinierten Formaten erstellen und gleichzeitig die Möglichkeit haben, das Tool für individuelle rechtliche Vereinbarungen anzupassen.
Verfolgung der Einhaltung von Richtlinien und Warnmeldungen: Um die Einhaltung von TISAX und anderen Industriestandards zu gewährleisten, verfügt der Contract Manager über zuverlässige Nachverfolgungsfunktionen. Das Tool überwacht automatisch die Ablaufdaten und Verlängerungsfristen von Verträgen und sendet in Echtzeit Benachrichtigungen an die entsprechenden Parteien. Diese Funktion stellt sicher, dass Unternehmen die Vorschriften einhalten, ohne manuell eingreifen zu müssen.
Integrierte digitale Signaturen: Wir haben ein sicheres, integriertes Signaturverwaltungssystem implementiert, mit dem Benutzer Verträge digital unterzeichnen können. Dadurch entfallen die Verzögerungen und Risiken, die mit manuellen Unterschriften verbunden sind, und gleichzeitig wird ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet, insbesondere für sensible Dokumente.
Vertragstransparenz in Echtzeit: Die Lösung bietet Echtzeittransparenz über den Vertragsstatus und die Möglichkeit, mehrere Vereinbarungen mit verschiedenen Beteiligten zu verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Teammitglieder immer über aktuelle Informationen verfügen, was zu einer effizienteren Vertragsverwaltung und besseren Entscheidungsfindung führt.

Verwendete Technologien

Niedriger Code

Ergebnisse

Die Einführung von Contract Manager hat unseren Kunden geholfen, vertragsbezogene Abläufe zu rationalisieren. Er hat dazu beigetragen, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren, die Effizienz der Vertragsverfolgung zu verbessern und sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen in Übereinstimmung mit TISAX verwaltet werden. Die Kunden profitierten von einer erhöhten Transparenz und betrieblichen Effizienz, und das alles unter Einhaltung strenger Sicherheitsstandards.

Blickwinkel

In Zukunft soll das System mit Funktionen weiterentwickelt werden, die auf zukünftige regulatorische Änderungen und betriebliche Anforderungen zugeschnitten sind und eine skalierbare Lösung für die langfristige Vertragsverwaltung bieten.